top of page
Zoeken

6 TIPS OM JE MEETINGS TE VERBETEREN!

Bijgewerkt op: 18 apr. 2023

Hoe zijn de bijeenkomsten? Zijn de mensen passief of actief? Letten ze op? Zijn de vergaderingen krachtig of soms juist een beetje lijzig?


Hier zijn 6 tips om je vergaderingen te versterken en te verbeteren!



Tip #1 : Wees bewust van wat voor soort meeting je houdt!


Volgens Seth Godin zijn er 3 soorten bijeenkomsten:


1. Briefing : Wanneer je daadwerkelijk informatie geeft over iets, maakt het niet uit of het publiek het leuk vindt of niet.


2. Discussie: Wanneer je een onderwerp oppakt en het publiek aanmoedigt om na te denken en te antwoorden. Het is praktisch gezien een brainstorming.


3. Goedkeuring: Je stelt iets op en hoopt op goedkeuring en bevestiging (natuurlijk kunnen mensen het hier ook niet mee eens zijn).


Een bijeenkomst is vaak vermoeiend omdat deelnemers verschillende meningen hebben over wat voor soort bijeenkomst ze hebben bijgewoond. Het is dus de moeite waard om meteen te beginnen met wat het doel van de bijeenkomst van die dag is.


"Ik wil jullie tijdens de vergadering van vandaag informeren over de details van de zomerstop..."

"Ik wil een delicate kwestie met jullie bespreken in de vergadering van vandaag, dus ik kijk uit naar jullie input..."

"Ik zou het tijdens de vergadering van vandaag in stemming brengen over wat we moeten doen met ..."


Tip #2 : 15 minuten regel


Heb je ooit gehoord van de “Wet van Parkinson” ?


(Cyril Northcote Parkinson schreef in 1955 een humoristisch essay voor "The Economist". Het gaat over een dame die haar hele dag besteedt aan het schrijven en verzenden van een kaart naar haar nichtje. Maar voor een druk persoon zou het zo'n 3 minuten duren.)


De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren.


Het betekent dat als consequent een half uur wordt gereserveerd voor de vergaderingen, maar vaak slechts 10 minuten nodig is, het nog steeds een half uur zal duren en de collega's onnodig moe zullen zijn.

Heb je je ooit afgevraagd waarom TED-talks 18 minuten duren? Dat komt omdat dit één eenheid is met een optimale aandachtsspanne.

In het licht hiervan is het de moeite waard om een tijdslimiet voor vergaderingen vast te stellen. Beste lengte is dus 15-20 minuten. Als de timer gaat, beëindig de vergadering dan onmiddellijk.


"Schattingen van hoe lang iemand optimaal de aandacht kan richten (de aandachtspanne) lopen uiteen van vijf tot twintig minuten" – Pieternel Dijkstra & Max Wildschut

Tip #3 : Betrek de mensen erbij


Geef de aanwezigen verschillende rollen, zoals het schrijven van de memo, het geven van een samenvatting van de vorige vergadering, het verspreiden van de hand-outs, het schrijven op een bord, het installeren van de projector, enz.

Bij dat soort taken kun je misschien niet iedereen erbij betrekken, maar geef die rollen dan de volgende keer aan iemand anders.


Tip #4 : Aanwezigheid


Op kantoor:


Als in de ruimte de stoelen in rijen staan, moet je extra letten op de mensen achterin. Mensen kiezen eerder een zitplaats achterin als ze moe zijn, met hun vrienden willen kletsen of hun e-mail willen checken.

Wat je kan doen, is relevante vragen stellen aan de mensen die achterin zitten. Ze zullen zich ervan bewust zijn dat ze zichzelf "niet kunnen verbergen" en zullen zich meer concentreren en meer betrokken zijn.


Online:


Als de camera uit staat, kunnen deelnemers koken, de afwas doen, op hun telefoon drukken, hun hond aaien, de planten water geven - alles. Als hun camera aan staat, besteden ze aandacht aan de vergadering, en dat helpt hen ook om een betere band met elkaar te krijgen.


Tip #5 : Omstandigheden


5.1. Wat kan buitengewoon maar effectief zijn als je de vergadering staande houdt! Beslissingen worden sneller genomen en mensen zijn enthousiaster als ze staan en sceptischer als ze gaan zitten.


"Staan tijdens vergaderingen verhoogt de enthousiasme rond creatieve groepsprocessen en vermindert de neiging van mensen om hun terrein te verdedigen, volgens een nieuwe studie van de Washington University in St. Louis die draagbare sensoren gebruikte om de activiteitsniveaus van de deelnemers te meten." (1)


5.2. Vraag de mensen om hun telefoon NIET mee te nemen naar de bijeenkomsten. Het is een enorme verleiding voor afleiding


Tip #6 : Vragen


Er zijn drie soorten vragen die we tijdens vergaderingen kunnen stellen.


  1. vragen om u te helpen begrijpen

  2. zaken die het proces ondersteunen (bijvoorbeeld wanneer we ervoor zorgen dat iedereen over hetzelfde praat)

  3. en degenen die onze eigen positie bevestigen of de positie van iemand anders in twijfel trekken


Alle drie de soorten vragen hebben een bestaansreden, maar laten we ze niet verwarren. Stel eerst vragen die het begrip helpen begrijpen, vervolgens het proces ondersteunen en uiteindelijk tot discussie leiden. (2)


Succes met je toekomstige trainingen!


(1) („Get up! New research shows standing meetings improve creativity and teamwork”, Source.wustl.edu, 12-06-2014)

(2) "The Communication Book: 44 Ideas for Better Conversations Every Day, W. W. Norton & Company, Feb 4, 2020”

Recente blogposts

Alles weergeven

Comentarios


bottom of page